مدیریت زمان :اشتباهاتی که زمان را از ما میگیرد
مقدمه
در مورد مدیریت زمان خیلی وقت ها فکر میکنیم کمبود زمان داریم و باید با خواب کمتر و کار بیشتر این مشکل رو حل کنیم.
ولی بیشتر مطالب در این زمینه روی این موضوع اتفاق نظر دارند که ایراد از کمبود زمان نیست، بلکه از اشتباهات معمول ماست.
دلایلی که بیشتر ما زمان کم میارویم اشتباه در برنامه ریزی، اولویت بندی، روش انجام کار ها و … هست.
اشتباهات رایج در زمانبندی
تعدادی از این اشتباهات که رفعش باعث افزایش زمان میشه به شرح زیر است:
- عدم توانایی در اولویت بندی کارها
خیلی وقت ها ما از این که چه کاری اهمیت بیشتری داره و باید زودتر انجام بشه بی اطلاع هستیم و نیاز داریم از روش های اولویت بندی درست مثل “ماتریس آیزنهاور” که در ادامه بیشتر در مورد آن توضح میدهیم استفاده کنیم.
- واگذار نکردن کار ها
بطور مثالَ خیلی وقت ها در خانه فردی هست که کاری برای انجام نداره ولی می‌تواند درخشک کردن ظرف هابه ما کمک کنه یا در محل کار همکارمی می‌تواند بجای ما در یک جلسه کاری شرکت کنه اما چون ما فکر میکنیم “کاری که میخوایم درست انجام شود را باید خودم انجام دهیم” زمان زیادی رو از بین میبریم.
- کمالگرایی
خود من هم از این مشکل رنج میبردم
بطور مال برای این که یک کتاب را شروع کنیم باید حتما شرایط مناسب باشه و دوست نداریم در اتوبوس یا مترو که بیکار هستیم شروع کنیم
حتما باید صفحات اول را در خانه و پشت میز کار شروع کنیم
- v حل مسئله به روش غلط
گاهی با نصب نسخه جدید یه نرم افزار ممکن است مشکل تایپ فارسی آن برنامه حل شود
ولی ما سعی میکنیم درایو جدید دانلود میکنیم یا فونتهای جدید میخریم یا اصلا تنظیمات فارسی نویس ویندوز رو دستکاری میکنیم که ممکن است هم وقت گیر باشه هم سخت تر
در حالی که با نصب نسخه جدید و در چند دقیقه مشکل حل میشود.
- v اهمال کاری
عقب انداختم کاری که الان میشود انجامش داد به روز دیگه بدترین کار ممکن است.
مثلا خیلی وقتا پروژه هایی که میگیریم را میگذاریم آخر ددلاین انجام میدهیم یا برای خرید یه کفی کفش تا لحظه ای که میخواهیم از آن کفش استفاده کنیم صبر میکنیم که باعث بوجود آمدن فوریت در کار عقب افتادن کار های مهم دیگه خواهد شد.
- نه گفتن
نه گفتن به کار هایی که به ما ربط نداره یا باعث عقب ماندن کارهای خودمان میشود.
- مدیریت انرژی
کار کردن پشت هم در طول ۳ ساعت کمتر از ۴۵ دقیقه کار و ۱ ربع استراحت و مجدد ۴۵ دقیقه کار بازدهی داره، (این موضع بصورت علمی ثابت شده است.)
ماتریس آیزنهاور
برای برخی از این موارد باید روی شخصیت فردی کار کرد تا رفع شوند ولی برای برخی یک راه حل خوب معرفی شده به اسم” ماتریس هایزنبرگ“
در این روش اولویت بندی کار ها به
چهار دسته زیر تقسیم بندی میشود:
* مهم و فوری
* مهم غیر فوری
* غیر مهم فوری
* غیر مهم غیر فوری
- کار های مهم و فوری
این دسته بیشترین اولویت رو داشته و باید سریع به انجام برسن
نکته مهم در مورد این دسته این است که بعد از مدتی باید این کار های از لیست حذف و به مرور این لیست کم و کمتر شود
این اتفاق به مرور و به کمک دسته دوم جدول انجام میشود.
- کار های مهم غیر فوری
این کار ها اهمیت زیادی دارند ولی فوریت ندارند
با این حال اگر هرچه زودتر انجام نشوند به زودی وارد لیستکار های دسته اول(مهم و فوری) شده و باعث کمبود زمان بیشتر خواهند شد.
نکته مهم انجام کارهای این گروهاین است که باعث ارزش آفرینی واقعی و ماندگاری بیشتر خواهند شد. بطور مسال اگر العان ورزش نکنید فردا فوریت مارجعه به پزشک برای شما ایجاد خواهد شد.
- کار های غیر مهم فوری
کار هایی هستن که با زمانبندی مجدد یا واگذاری به افراد دیگه میتوانآنها را از لیست حذف کرده و زمان بیشتری به دست آورد.
بطور مثال با جابجایی زمان ملاقات با یک دوست و انجام این کار میتوان از تلمبار شدن کارها در بخش های مهم تر جدوم جلوگیری کرد.
- کار های غیر مهم غیر فوری
کار های کم اهمیتی هستن که خیلی وقت ها به آنها معتاد هستیم
مثل چک کردن شبکه های اجتماعی و شرکت در دور همی های شبانه و… که با اولویت بندی اونها میتونه به افزایش زمان کمک شایانی کرد.
جمع بندی
بطور کلی طول روز برای همه 24 ساعت است و هیچ کس معجزه ای انجام نمیدهد. تنها راه افزایش این زمان اولویت بندی درست آن و پایبندی به این اولویت بندی هاست بطوری که با کاهش کار های بی ارزش و اختصاص زمان آنها به برنامه های ارزش ساز میتوان مدیریت زمان را به درستی وارد زندگی هر فردکرد.